Whistleblower Meldekanäle

Organisationen müssen interne Meldewege einrichten, die sicherstellen sollen, dass die Identität von Whistleblowern vertraulich behandelt wird, wobei es jeder einzelnen juristischen Person obliegt, die Art der Meldewege festzulegen, die sie einrichten möchte. Gemäß der Richtlinie sollten diese Meldewege es einer Person ermöglichen, sich zu melden:

• Schreiben,
• Meldungen per Post in physischen Beschwerdeboxen oder über eine Online-Plattform einreichen,
• Internet-Plattformen,
• mündlich über eine Telefon-Hotline oder ein Voice-Message-System
• physische Treffen.

Der interne Meldeweg muss eine anonyme Meldung ermöglichen, die Identität des Meldenden und der in der Meldung erwähnten Parteien schützen, für nicht autorisierte Mitarbeiter nicht zugänglich sein und eine eigene Person oder Abteilung für die Bearbeitung eingehender Meldungen und die Weiterverfolgung vorsehen.

Darüber hinaus müssen Organisationen potenziellen Hinweisgebern klare und zugängliche Informationen darüber zur Verfügung stellen, wie sie eine externe Meldung an die zuständigen nationalen Behörden vornehmen können. Dies könnte dazu führen, dass Organisationen Whistleblowern Unterstützung bei der externen Meldung an eine zuständige Stelle bieten müssen. Dies dürfte in den meisten Organisationen derzeit nicht der Fall sein.

Weiterverfolgung der Berichte

Neben der Einrichtung eines internen Meldewegs schreibt die Richtlinie vor, dass die meldende Person innerhalb von 7 Tagen den Eingang einer Meldung bestätigen bekommen muss. Außerdem muss dem Meldenden innerhalb eines angemessenen Zeitraums, mindestens jedoch innerhalb von drei Monaten nach Eingang der Meldung, eine weitere Rückmeldung gegeben werden.

Organisationen sind verpflichtet, eingehende Berichte auf sichere Weise zu registrieren. Alle meldungsbezogenen Daten müssen in Übereinstimmung mit den Datenschutzbestimmungen behandelt werden. Die Registrierung mündlicher Meldungen unterliegt noch strengeren Anforderungen. In vielen Fällen bedeutet dies, dass die Organisationen die administrativen Aspekte des Whistleblowing verstärken müssen.

Schutz

Schließlich legt die Richtlinie Anforderungen an Schutzmaßnahmen für den Meldenden und andere an der Meldung beteiligte Personen fest. Die Richtlinie enthält ein Verbot von Vergeltungsmaßnahmen und verpflichtet zur Durchführung von Maßnahmen und Schutzvorkehrungen gegen solche Vergeltungsmaßnahmen.